HIFK Gymnastics - Tietosuojaseloste

Yhteystiedot rekisteriasioissa

Hannu Sipilä

toiminnanjohtaja@hifkgymnastics.fi

0503405670

HIFK Gymnastics ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 23.4.2021

1. Rekisterinpitäjä
HIFK Gymnastics ry
Y-tunnus 3192208-3
Paavo Nurmen kuja 1
00250 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Hannu Sipilä
toiminnanjohtaja@hifkgymnastics.fi
050 341 7341

3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta HIFK Gymnastics ry:n lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu työsuhteessa olevien ja toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja) osalta HIFK Gymnastics ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai HIFK Gymnastics ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on HIFK Gymnastics ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä seuran muihin tilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Alaikäisen jäsenen osalta
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja työsuhteessa olevista ja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä muihin tilaisuuksiin
• Palkanmaksuun liittyvät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa HIFK Gymnastics ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa ainakin seuraaviin tarkoituksiin:
1) Kilpailut
- Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä
tulosten laskemista ja julkaisemista varten.
2) Koulutukset, leirit, tapahtumat yms.
- Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasille
osapuolille, kuten majoituksen ja kuljetuksen järjestäjille.
- Rekisteröidyn itsensä ilmoittamat ruoka-aine allergiat ja muut terveyteen liittyvät välttämättömät
tiedot voidaan ilmoittaa, jotta rekisteröidyn henkeen ja terveyteen kohdistuva etu voidaan taata.
3) Markkinointi
Nimi ja sähköpostiosoite vain niiden kohdalla, jotka ovat sallineet markkinoinnin.
4) Vakuutusyhtiöt
Seuran vakuuttamien jäsenten tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiön käyttöön.
5) Laskutus ja taloushallinto
- Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
- Tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, joiden palvelut ovat tarpeellisia seuran laskutuksen, kirjapidon ja muun taloushallinnon kannalta.
6) Viranomaiset
Tietoja voidaan luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen
esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla
tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän
ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän
yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja
tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Työsuhteessa olevan ja toimihenkilön henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta työsuhteen tai toimihenkilötehtävän päättymisen jälkeen.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. HIFK Gymnastics ry voi kieltäytyä vaatimuksen toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Päivitetty - 31.5.2021 12:34